Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là tài liệu ghi nhận số tiền thuế đã trừ từ thu nhập của người lao động. Đây là tài liệu giúp cơ quan thuế xác nhận nghĩa vụ thuế của mỗi cá nhân nên yêu cầu độ chính xác cao. Chứng từ khai báo sai hoặc không đầy đủ có thể phát sinh rủi ro trong vấn đề pháp lý. Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn bạn cách điền chứng từ khấu trừ thuế TNCN đúng quy chuẩn.
Quy định về cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Quy định tại Khoản 2 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP :
- Khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu trừ thuế phải lập chứng từ khấu trừ thuế giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế và phải ghi đầy đủ các nội dung theo quy định. Trường hợp sử dụng biên lai điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
- Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập được lựa chọn cấp chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế. Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
Tham khảo thêm: Thuế thu nhập cá nhân nộp thừa có được chuyển sang năm sau không?
Nội dung chứng từ khấu trừ thuế TNCN yêu cầu những mục nào?
Khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định chứng từ khấu trừ thuế có các nội dung sau:
a) Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;
b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp;
c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế);
d) Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);
đ) Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận;
e) Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;
g) Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.
Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.
Hướng dẫn cách điền chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN được sử dụng hiện nay là Mẫu số 03/TNCN được ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Dưới đây là hướng dẫn cách điền chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đúng quy chuẩn:
Cách điền chứng từ khấu trừ thuế TNCN phần thông tin tổ chức trả thu nhập
Điền đầy đủ các thông tin bao gồm tên tổ chức, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại đúng với thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Lưu ý là viết in hoa tên tổ chức.
Cách điền chứng từ khấu trừ thuế TNCN phần thông tin người nộp thuế
[5] Họ và tên: Điền đầy đủ họ tên người nộp thuế trên CCCD (Lưu ý viết in hoa).
[6] Mã số thuế: Mã số thuế người nộp thuế
[7] Quốc tịch: Quốc tịch người nộp thuế
[8] Cá nhân cư trú: Tích (✓) vào nếu người nộp thuế là cá nhân cư trú
[9] Cá nhân không cư trú: Tích (✓) vào nếu người nộp thuế là cá nhân không cư trú
[10] Địa chỉ hoặc điện thoại liên hệ: Điền đúng số điện thoại và địa chỉ người nộp thuế
[11] Số CMND/CCCD/Hộ chiếu: Điền số CMND/CCCD nếu mang quốc tịch Việt Nam, điền số Hộ chiếu nếu mang quốc tịch khác
Nếu không có mã số thuế thì điền thông tin cá nhân theo 2 chỉ tiêu [11] và [12]
[12] Nơi cấp: Điền Tỉnh/Thành phố đối với CMND/CCCD, ghi Quốc gia đối với Hộ chiếu.
[13] Ngày cấp: Ngày cấp CMND/CCCD/Hộ chiếu.
Cách điền chứng từ khấu trừ thuế TNCN phần thông tin thuế TNCN khấu trừ
[14] Khoản thu nhập: Ghi rõ loại thu nhập mà cá nhân nhận được, chẳng hạn như từ tiền lương, tiền công, đầu tư vốn, chuyển nhượng nhà đất,…
[14a] Khoản đóng bảo hiểm bắt buộc: Đây là số tiền mà đơn vị đã đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) hoặc các loại bảo hiểm bắt buộc khác cho nhân viên. Khoản này thường được trừ từ lương của nhân viên. Nếu nhân viên chưa đóng BHXH, bạn ghi là 0.
[15] Thời điểm trả thu nhập: Đây là khoảng thời gian mà đơn vị chi trả thu nhập cho nhân viên trong năm dương lịch. Bạn có thể lập chứng từ cho từng tháng hoặc theo khoảng thời gian cụ thể.
[16] Tổng thu nhập chịu thuế phải khấu trừ: Là tổng số thu nhập mà đơn vị đã trả cho cá nhân, chưa bao gồm các khoản đóng góp hay giảm trừ gia cảnh. Công thức tính là:
Thu nhập chịu thuế = Tổng thu nhập – Các khoản được miễn thuế.
[17] Tổng thu nhập tính thuế:
Là tổng thu nhập chịu thuế của cá nhân sau khi đã trừ đi các khoản giảm trừ như giảm trừ gia cảnh và giảm trừ người phụ thuộc. Công thức là:
Tổng thu nhập tính thuế = Tổng thu nhập chịu thuế – Các khoản giảm trừ.
Các khoản giảm trừ này được quy định tại Điều 9 Thông tư 111/2013-TT-BTC
[18] Số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ: Là số tiền thuế mà đơn vị đã khấu trừ từ người nộp thuế, tính theo biểu thuế lũy tiến hoặc toàn phần trong khoảng thời gian trả thu nhập.
[19] Số thu nhập cá nhân còn được nhận: Là tổng thu nhập chịu thuế mà đơn vị đã trả cho người nộp thuế (có thể tham chiếu từ chỉ tiêu [18] trên mẫu chứng từ giấy cũ). Tính bằng:
Số thu nhập cá nhân còn được nhận = Tổng thu nhập chịu thuế phải khấu trừ – Số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ.
Hy vọng hướng dẫn trên đã giúp bạn nắm rõ cách điền chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đúng quy chuẩn. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến thuế, có thể tham gia Cộng Đồng Ngành Kế Toán hoặc liên hệ hotline để nhận tư vấn nhanh nhất và chính xác nhất.
