Để thuận lợi trong việc kiểm soát và quản lý tài chính của các doanh nghiệp, việc hiểu rõ về chứng từ kế toán là gì và các vấn để liên quan đến nó là một kiến thức không thể thiếu. Vậy để tìm hiểu về loại chứng từ kế toán bạn hãy cùng Kế toán Trust tham khảo bài viết dưới đây nhé!
Chứng từ kế toán là gì?
Căn cứ vào khoản 3 điều 3 Luật kế toán 2015 quy định:
Chứng từ kế toán là các giấy tờ, vật mang thông tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã hoàn thành để làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Có thể hiểu rằng, chứng từ kế toán là tài liệu ghi chép lại các giao dịch kinh tế, bao gồm chứng từ xuất nhập kho, hợp đồng, biên lai, hóa đơn… nhằm mục đích cung cấp đầy đủ, chính xác và minh bạch các giao dịch tài chính của doanh nghiệp.
Ví dụ về chứng từ kế toán
- Chứng từ thanh toán: phiếu thu, phiếu chi ( giao dịch bằng tiền mặt), giấy báo nợ, báo cáo tài chính, sao kê ngân hàng (giao dịch bằng chuyển khoản),…
- Chứng từ lao động và tiền lương: bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương và giấy tạm ứng lương,…
- Chứng từ hàng tồn kho: phiếu xuất nhập kho, bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ,…
- Chứng từ mua bán hàng: hóa đơn GTGT, bảng kê mua và bán hàng,…
Nội dung chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán yêu cầu phải có các nội dung chủ yếu sau:
- Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;
- Ngày, tháng và năm lập chứng từ kế toán;
- Tên và địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
- Tên và địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh;
- Số lượng, đơn giá, số tiền của nghiệp vụ tài chính kinh tế ghi bằng số và tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số, chữ;
- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên hệ đến chứng từ kế toán.
Ngoài những nội dung cần thiết trên, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác tùy theo từng loại chứng từ.
(Dựa vào điều 16 của Luật kế toán 2015)
Chứng từ kế toán có tác dụng như thế nào?
Chứng từ kế toán đóng vai trò không thể thiếu trong thu thập và ghi nhận thông tin về giao dịch kinh tế, đảm bảo tính đúng đắn và độ tin cậy của dữ liệu.
Bên cạnh đó nó cũng hỗ trợ tăng cường sự rõ ràng và đồng nhất trong việc thực hiện nghiệp vụ kinh tế, truyền đạt mệnh lệnh và định hướng từ cấp quản lý đến các bộ phận thực hiện.
Tính pháp lý của chứng từ kế toán cam kết tuân thủ quy định, quy trình và chính sách của DN, xác định rõ trách nhiệm và quyền hạn của các bên liên quan.
Đồng thời chứng từ hỗ trợ quản lý rủi ro, kiểm soát nội bộ, phát hiện sự bất thường và nguy cơ rủi ro, giúp đưa ra các biện pháp phòng ngừa, kiểm soát hiệu quả.
Cuối cùng, chứng từ kế toán cung cấp thông tin để phân tích và ra quyết định kinh doanh, từ đó đánh giá hiệu suất tài chính, khả năng sinh lợi, định vị vị trí cạnh tranh để đưa ra quyết định chiến lược.
Những loại chứng từ kế toán phổ biến hiện nay
Hệ thống chứng từ kế toán gồm 2 nhóm chính là chứng từ kế toán bắt buộc và chứng từ kế toán hướng dẫn.
Theo đó, 2 nhóm hệ thống này được được phân loại dựa trên các tiêu chí khác nhau. Căn cứ vào các tiêu chí ấy chứng từ kế toán được phân thanh như sau:
Chia theo công dụng
Phân theo công dụng, chứng từ kế toán bao gồm 4 loại:
- Chứng từ chấp hành: Bao gồm phiếu xuất nhập kho, phiếu thu, phiếu chi, phiếu luân chuyển hàng hóa… Các chứng từ này để thể hiện các giao dịch kinh tế tài chính.
- Chứng từ mệnh lệnh: Gồm các chứng từ như lệnh chi tiền, lệnh xuất nhập hàng, lệnh sản xuất… thể hiện mệnh lệnh hoặc quyết định của những người có thẩm quyền.
- Chứng từ liên hợp: Gồm các chứng từ được kết hợp từ hai loại chứng từ trở lên như lệnh phiếu xuất kho và hóa đơn kiêm phiếu xuất kho…
- Chứng từ thủ tục: Gồm các chứng từ ghi sổ và báo cáo tài chính… nhằm tuân thủ quy trình, quy định kế toán.
Chia theo địa điểm lập
Dựa vào địa điểm lập, chứng từ kế toán gồm:
- Chứng từ bên trong: Gồm những chứng từ được lập trong nội bộ doanh nghiệp như hóa đơn bán hàng, bảng thống kê thanh toán lương, biên bản bàn giao tài sản không thay đổi cho đơn vị khác, phiếu xuất vật tư cho phân xưởng sản xuất…
- Chứng từ bên ngoài: Gồm những chứng từ được mua hoặc cung cấp từ bên ngoài như hợp đồng vận chuyển mua ngoài, hóa đơn mua hàng…
Chia theo trình tự lập
Phân theo trình tự lập, chứng từ kế toán gồm:
- Chứng từ ban đầu: Gồm những bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, sổ cái, bảng kê như phiếu thu và phiếu chi… Các chứng từ này được tạo ra trong quá trình ghi nhận những giao dịch phát sinh.
- Chứng từ tổng hợp: Gồm bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, sổ cái, bảng kê… nhằm tổng hợp các thông tin từ các chứng từ gốc.
Chia theo số lần ghi trên chứng từ
Theo số lần ghi những nghiệp vụ kinh tế, chứng từ kế toán được phân thành 2 loại:
- Chứng từ một lần: Chỉ ghi nhận một giao dịch kinh tế tài chính duy nhất như Hóa đơn mua hàng.
- Chứng từ nhiều lần: Ghi nhận các giao dịch tài chính kinh tế được ghi nhiều lần như Bảng kê thanh toán lương cho mỗi tháng.
Chia theo tính khẩn cấp của chứng từ
Theo tính khẩn cấp, chứng từ kế toán được phân thành 2 loại:
- Chứng từ bình thường: Ghi nhận những giao dịch phát sinh thông thường trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Chứng từ báo động: Ghi nhận những giao dịch phát sinh đặc biệt hoặc có tính chất cảnh báo như hợp đồng kinh tế không bình thường, sử dụng vượt quá mức định mức, thanh toán tiền vay không kịp thời,…
Chia theo hình thức chứng từ
Dựa theo hình thức chứng từ, chứng từ kế toán gồm 2 loại:
- Chứng từ thông thường: Chứng từ thể hiện dưới dạng giấy tờ theo truyền thống.
- Chứng từ điện tử: Là chứng từ được tạo ra, truyền tải, lưu trữ dưới dạng điện tử như: file Excel, file PDF, hệ thống thông tin kế toán trên máy tính…
Bạn có thể xem thêm: Lịch nộp báo cáo thuế 2025
Nếu bạn muốn tìm hiểu chi tiết hơn về vấn đề này hãy liên hệ tới Kế toán Trust hoặc Cộng đồng Ngành Kế Toán chúng tôi sẽ hỗ trợ tư vấn bạn hoàn toàn miễn phí.
