Kiểm soát chất lượng dịch vụ kế toán là một yếu tố cực kỳ quan trọng trong hoạt động của một đơn vị kế toán chất lượng, chuyên nghiệp. Điều này giúp đảm bảo lợi ích khách hàng nhận được khi sử dụng dịch vụ là sự chính xác, tin cậy, hiệu quả. Vậy quy trình kiểm soát chất lượng dịch vụ kế toán của kế toán Trust có gì đặc biệt mà được sự tin tưởng của hầu hết các doanh nghiệp khi hợp tác.
Kiếm soát chất lượng dịch vụ kế toán có quan trọng ?
Một bộ phận nhỏ có quan điểm cho rằng việc kiếm soát chất lượng dịch vụ kế toán là không cần thiết, tuy nhiên đại đa số doanh nghiệp lại cho rằng đây là yếu tố cực kỳ quan trọng. Vậy tại sao lại quan trọng ? Quan trọng ở điểm nào ?
- Giúp doanh nghiệp tuần thủ các chuẩn mực kế toán, tránh được rủi ro pháp lý và tuân thủ các quy định hiện hành.
- Ngăn chạn những sai sót trong việc báo cáo tài chính, giảm thiểu thiệt hại.
- Hổ trợ khách hàng trong việc đưa ra có quyết định và đảm bảo thông tin tài chính một cách chính xác, kịp thời.
- Tiết kiệm chi phí, thời gian cho doanh nghiệp.
- Góp phần vào sự phát triển của doanh nghiệp.
Do đó việc cần một quy trình kiểm soát chất lượng dịch vụ kế toán là điều không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp.
Quy trình thực hiện kiểm soát chất lượng dịch vụ kế toán
Một quy trình kiểm soát chất lượng dịch vụ kế toán thường bao gồm những bước cụ thể sau:
Bước 1: Lựa chọn đối tượng cần kiểm tra
Giấy chứng nhận kinh doanh dịch vụ kế toán và hoạt động trong tối thiểu là 18 tháng.
Các doanh nghiệp, cá nhân có thời gian hoặt động từ 3 năm kể từ lần kiểm tra gần nhất, hoặc có dấy hiệu vi phạm các quy định của nhà nước.
Những yêu cầu từ doanh nghiệp kế toán cũng có thể dẫn đến lựa chọn đối tượng kiểm tra.
Trước khi kiểm tra, các đội tượng kiểm tra cần được hội nghề nghiệp hoặc bộ tài chính phê duyệt.
Khi lựa chọn xong, một đoàn kiểm tra sẽ được thành lập. Trưởng đoàn kiểm tra sẽ được chỉ định để đảm bảo tính minh bạch, khách quan và phù hợp với năng lực từng thành viên có trong đoàn kiểm tra.
Doanh nghiệp thuộc diện kiểm tra sẽ nhận thông báo chậm nhất 10 ngày.
Nội dung kiểm tra sẽ nếu rõ mục đích, thời gian, phạm vi, danh mục tài liệu cần chuẩn bị.
Kế hoạch kiểm tra sẽ được trường đoàn lập, đáp ứng các yếu tố phù hợp và các thành viên trong đoàn phải ký cam kết bảo mật thông tin và sự độc lập với doanh nghiệp được kiểm tra.
Bước 2: Xây dựng tiêu chuẩn chất lượng
Đại diện của đơn vị khi được kiểm tra sẽ báo cáo tình hình hoạt động, tổ chức và quy trình khi cung cấp dịch vụ kế toán cho khách hàng.
Các bên tham gia phải thực hiện ký ” Cam kết về tính độc lập và bảo mật của thành viên đoàn kiểm tra ” theo mẫu quy định có sự chứng kiến của hai bên.
Doanh nghiệp cung cấp đầy đủ tài liệu đã được yêu cầu trừ trước cho đoàn kiểm tra.
Các bên phải thực hiện ký các “Cam kết về tính độc lập và bảo mật của thành viên đoàn kiểm tra” theo mẫu quy định với sự chứng kiến của hai bên. Doanh nghiệp cần cung cấp các tài liệu, hồ sơ đã được yêu cầu cho đoàn kiểm tra.
Sau đó đoàn kiểm tra sẽ lựa chọn hồ sơ liên quan đến hợp động dịch vụ kế toán để tiến hành kiểm tra.
Quá trình sẽ bao gồm việc thu thập thông tin, rà soát, kiểm tra các bằng chứng thích hợp để đánh giá tình hình tuân thủ, chế độ kế toán và các quy định kế toán liên quan của pháp luật.
Sau cùng đoàn kiểm tra sẽ đánh giá tình hình tuân thủ của từng hồ sơ kế toán được kiểm tra.
Bước 3: Xây dựng tiêu chuẩn sản phẩm
Đối với chứng từ kế toán, các tiêu chí đánh giá về sản phẩm sẽ bao gồm:
- Các nội dung có đầy đủ theo quy định.
- Tính hợp lý của việc tẩy xóa, sữa chữa chứng từ có được thực hiện đúng hay không.
- Có sử dụng chữ ký khắc sẵn để ký các chứng từ kế toán hay không.
- Các chứng từ chi tiền có được ký theo từng liên hay không.
- Các chứng từ không ghi đủ nội dung có thuộc trách nhiệm của người ký hay không.
- Chứng từ đã được người đúng thẩm quyền ký hay không.
- Có đủ chữ ký theo chức danh trên chứng từ quy định hay không.
- Các thủ tục kiểm tra thay thế và bổ sung khác phù hợp với thực tế của đơn vị được kiểm tra.
Đối với sổ kế toán, các thủ tục kiểm tra đánh giá sẽ gồm:
- Có đầy đủ nội dung, thông tin chủ yếu, đóng dấu giáp lai giữa các trang, đánh số trang của sổ kế toán theo đúng quy định hay không.
- Có được ghi chép theo đúng quy định hay không.
- Có được đóng thành quyển, có đầy đủ chữ ký và đã đóng dấu theo quy định hay không.
- Các sai sót có được sửa chữa theo đúng phương pháp và quy định hay không.
- Các số liệu có đúng với chứng từ kế toán hay không.
- Sổ kế toán có được ghi liên tục từ khi mở sổ đến khi khóa sổ hay không, và số liệu đầu kỳ trên sổ kế toán của năm thực hiện có liên kết với số liệu cuối kỳ trên sổ kế toán năm trước liền kề hay không.
- Có thực hiện khóa sổ theo quy định hay không.
- Đã hạch toán các tài khoản đúng quy định hay không.
Đối với dịch vụ lập và trình bày báo cáo tài chính, các thủ tục kiểm tra sẽ bao gồm:
- Có lập và trình bày đầy đủ nội dung, số lượng các báo cáo hoặc theo biểu mẫu quy định hay không.
- Số liệu trên sổ kế toán và chứng từ kế toán có đúng với số liệu trên báo cáo tài chính hay không.
- Có được lập và trình bày theo đúng chuẩn mực và chế độ kế toán hay không.
Bước 4: Phân loại lỗi và xây dựng AQL
Trong trường hợp đơn vị được kiểm tra vi phạm các quy định về chuyên môn, chuẩn mực kế toán hoặc chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp, những vi phạm này có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng hoặc có khả năng gây hậu quả nghiêm trọng. Các sai phạm bao gồm:
Báo cáo tài chính áp dụng sai chế độ kế toán.
Báo cáo tài chính trình bày không trung thực, đầy đủ, khách quan, làm cho người sử dụng không đánh giá đúng thực trạng kinh doanh, tài chính của doanh nghiệp.
Các số liệu, chỉ tiêu trên báo cáo tài chính có sai sót chiếm từ 10% trở lên trên tổng giá trị tất cả các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính.
Có sự mâu thuẫn về số liệu giữa các báo cáo chiếm ít nhất 10% số lượng chỉ tiêu trên báo cáo tài chính.
Có sai sót khi xác định doanh thu, chi phí, làm thay đổi kết quả kinh doanh của doanh nghiệp từ lãi thành lỗ hoặc ngược lại, hoặc kết quả xác định doanh thu, chi phí bị sai lệch từ 10% trở lên.
Các sai sót trọng yếu khác.
Trường hợp phát hiện các hành vi vi phạm hành chính, đoàn kiểm tra sẽ lập và gửi Biên bản vi phạm hành chính kèm theo các tài liệu, hồ sơ liên quan cho cơ quan có thẩm quyền để xử phạt vi phạm hành chính.
Biên bản này sẽ bao gồm các nội dung như thời gian, địa điểm, đơn vị được kiểm tra, thành phần đoàn kiểm tra, mục đích, giới hạn và phạm vi kiểm tra; mô tả khái quát đặc điểm chung của cuộc kiểm tra; tóm tắt quy trình kiểm tra hoạt động kinh doanh dịch vụ kế toán;…
Bước 5: Kiểm tra chất lượng
Kế tiếp đoàn kiểm tra sẽ tiến hành rà soát và kiểm tra các hồ sơ có liên quan đến đăng ký doanh doanh cũng như hành nghề dịch vụ kế toán. Việc kiểm tra này sẽ bao gồm:
Kiểm tra các tài liệu, hồ sơ đảm bảo điều kiện duy trì kinh doanh và hành nghề dịch vụ kế toán của đơn vị được kiểm tra.
Kiểm tra, rà soát các tài liệu, hồ sơ về tình hình tuân thủ nghĩa vụ báo cáo, thông báo theo quy định của đơn vị được kiểm tra.
Kiểm tra các tài liệu, hồ sơ về tình hình thực hiện nghĩa vụ nộp phí cấp hoặc cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký hành nghề dịch vụ kế toán và Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán.
Cuối cùng, đoàn kiểm tra sẽ đánh giá mức độ tuân thủ các quy định pháp luật về việc hành nghề và kinh doanh dịch vụ kế toán của đơn vị được kiểm tra.
Bước 6: Phòng ngừa
Đơn vị được kiểm tra cần tuân thủ chế độ kế toán, hệ thống chuẩn mực nghề nghiệp và pháp luật kế toán liên quan trong suốt quá trình hành nghề và kinh doanh dịch vụ kế toán.
Họ phải cung cấp cho đoàn kiểm tra đầy đủ các tài liệu cần thiết có liên quan đến nội dung kiểm tra và chịu mọi trách nhiệm về tính trung thực, hợp pháp của các tài liệu đã cung cấp.
Ngoài ra, đơn vị cũng cần phối hợp và tạo điều kiện thuận lợi cho đoàn kiểm tra thực hiện nhiệm vụ trong thời gian kiểm tra. Đơn vị có quyền phản ánh, kiến nghị về các nội dung chưa đồng ý với đoàn kiểm tra.
Bước 7: Kết thúc đợt kiểm tra
Trong giai đoạn này, việc xử lý các vấn đề phát sinh từ những ý kiến khác nhau về kết quả kiểm tra là rất quan trọng. Nếu có bất kỳ sự bất đồng nào, đơn vị kiểm tra sẽ cần xem xét và giải quyết chúng một cách công minh.
Sau khi hoàn tất quy trình kiểm tra, đơn vị này sẽ tiến hành lập và công khai báo cáo tổng hợp kết quả kiểm tra theo đúng quy định hiện hành, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong mọi thông tin được cung cấp.
Thời hạn kiểm tra chất lượng dịch vụ kế toán là bao lâu ?
Các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ kế toán phải được kiểm tra định kỳ 3 năm 1 lần.
Trong trường hợp phát hiện có nhiều vi phạm sẽ kiểm tra ngay năm say đó. Ngoài ra sẽ có các cuộc kiểm tra đột xuất nếu như doanh nghiệp có dấu hiệu vi phạm nghiêm trọng.
Các câu hỏi thường gặp khi kiểm tra chất lượng dịch vụ kế toán ?
Ai chịu trách nhiệm xây dựng và áp dụng quy trình kiểm soát chất lượng dịch vụ kế toán?
Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ kế toán: Doanh nghiệp có trách nhiệm xây dựng và áp dụng quy trình kiểm soát chất lượng dịch vụ kế toán phù hợp với quy mô, đặc điểm và tình hình thực tế của doanh nghiệp.
Người hành nghề kế toán: Người hành nghề kế toán có trách nhiệm thực hiện các yêu cầu về kiểm soát chất lượng dịch vụ kế toán theo quy định của doanh nghiệp và pháp luật.
Các nào để đảm bảo các dịch vụ kế toán đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng ?
Công ty kế toán cần phải thiết lập các quy trình và hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ.
Khi khách hàng khiếu nại thì xử lý như thế nào ?
Quy trình xử lý khiếu nại từ khách hàng cần có các bước như:
- Tiếp nhận khiếu nại
- Phân tích nguyên nhân
- Giải quyết vấn đề
- Thông báo kết quả cho khách hàng và đánh giá lại quy trình để ngăn chặn tái diễn.
Với những chia sẻ trên, kế toán Trust mong rằng khách hàng sẽ nắm được quy trình kiểm soát chất lượng dịch vụ kế toán và lựa chọn cho mình một dịch vụ kế toán chất lượng, uy tín.
